1. หากไม่เคยเป็นลูกค้าของ OfficeMate มาก่อน สามารถใช้ระบบได้หรือไม่ ?

ตอบ : หากคุณจะไม่เคยเป็นลูกค้าของ OfficeMate แต่ต้องการทราบละเอียดและทดลองใช้ระบบ สามารถติดต่อได้ที่ OfficeMate e-Business Consultant: 1281 ต่อแผนก e-Business หรือ eprocurement@officemate.co.th และแจ้งชื่อ ที่อยู่บริษัท ชื่อผู้ติดต่อ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อกลับ หรือกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ได้ที่ eprocurement.officemate.co.th เพื่อเจ้าหน้าที่ OfficeMate e-Business Consultant จะนัดหมายเวลาติดต่อขอเข้าพบเพื่อชี้แจงถึงรายละเอียดการใช้งานระบบโดยละเอียด และท่านสามารถเข้าชม Demo Online ได้ที่ eprocurement.officemate.co.th

2. องค์กรแบบไหนที่เหมาะกับการใช้งานระบบ e-procurement ?

ตอบ :
1. พร้อมที่จะนำเทคโนโลยีใหม่ๆมาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงานขององค์กร
2. ให้ความสำคัญกับคุณค่าทางด้านบริการ และคุณภาพสินค้าเป็นสำคัญ
3. กลุ่มผู้ใช้งานระบบ OfficeMate e-Procurement (Requester, Approver and Admin) สามารถใช้ Internet ได้ และมี e-Mail address เพื่อการติดต่อ

3. การสั่งซื้อทางเว็บไซต์ปกติ และการสั่งซื้อทางระบบ e-Procurement แตกต่างกันอย่างไรค่ะ ?

ตอบ : การสั่งซื้อทั้ง 2 ช่องทาง เป็นการสั่งซื้อผ่านระบบอินเตอร์เน็ต โดยระบบ OfficeMate e-Procurement จะเป็น ระบบจัดซื้อแบบ paperless ที่ออฟฟิศเมท ออกแบบโปรแกรมให้เหมาะกับรูปแบบการสั่งซื้อในแต่ละองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ มีรายงานในทุกขั้นตอนการทำงาน ง่ายต่อการควบคุมสำหรับท่านค่ะ

4. หากต้องการใช้ระบบ Officemate e-Procurement จะต้องใช้เวลาเท่าไร นับตั้งแต่วันที่แจ้ง ความต้องการ ?

ตอบ : ระยะเวลาในการติดตั้งระบบขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้งาน หากมีผู้ใช้งานระบบประมาณ 1-5 ท่าน จะใช้เวลาในการ Implement ประมาณ 1 ชม. เท่านั้น ก็จะสามารถใช้ระบบได้ทันที

5. ทำไมจึงต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบ OfficeMate e-Procurement ช่วยอธิบายข้อดีของระบบ OfficeMate e-Procurement ที่ดีกว่าระบบการจัดซื้อแบบปกติ ?

ตอบ :
1. เป็นระบบที่ช่วยลดขั้นตอน เวลาดำเนินการ
2. ลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน
3. ลดงานเอกสารด้านจัดซื้อและเบิกจ่าย
4. ลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำเอกสาร และลดปริมาณการจัดซื้อนอกระบบ ซึ่งทั้งหมดนี้นับเป็นต้นทุนการดำเนินงาน ที่หลายๆ องค์กรมักจะมองข้ามไป
5. สามารถติดตามและตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ตลอดเวลาด้วยระบบออนไลน์ ผ่านเว็บ Browser ที่ออฟฟิศเมทได้จัดเตรียมไว้ให้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบได้ว่าใบขอซื้อ (Purchase Requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase Order) อยู่ในขั้นตอนใด
6. กระบวนการอนุมัติสะดวกรวดเร็วขึ้น โดยผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบขอซื้อแบบออนไลน์ผ่านระบบอินเตอร์เน็ตจากสถานที่ใดก็ได้ เป็นการลดภาระข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่
7. ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปในด้านการจัดหา คัดเลือก แทนการจัดการด้านงานเอกสารและการคอยตามแก้ปัญหาเรื่องการสั่งซื้อสินค้า

6. การใช้ระบบของ OfficeMate e-Procurement มีค่าใช้จ่ายอย่างไร ?

ตอบ : OfficeMate e-Procurement ไม่มีค่าบริการแต่อย่างใด เนื่องจากเป็นบริการเสริมที่สร้างขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการสั่งซื้อสินค้า และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของออฟฟิศเมทค่ะ

7. ต้องมีการ Install ระบบอะไรบ้างหรือไม่ เพราะอาจมีการรบกวนระบบการทำงานภายในของบริษัท ?

ตอบ : ระบบ OfficeMate e-Procurement ทำงานผ่านระบบ Internet เหมือนการใช้งาน Web site ทั่วไป ดังนั้นจึงไม่มีการลงระบบใดๆ ทั้งสิ้นบนเครื่องของท่านค่ะ

8. ปัจจุบันระบบ OfficeMate e-Procurement มีผู้ใช้งานมากน้อยอย่างไร และผลการใช้งานเป็นอย่างไรบ้าง ?

ตอบ : ปัจจุบัน ระบบ OfficeMate e-Procurement ได้ให้บริการแก่องค์กรกว่า 1,900 องค์กร กว่า 20,000 ผู้ใช้งาน ซึ่งมีทั้งองค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่ โดยสามารถรองรับการทำงานของแต่ละองค์กรได้ โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนการขององค์กรนั้นๆ และใช้เวลาในการขึ้นระบบที่สั้น ภายใน 15 วันทำการ ก็สามารถเริ่มใช้ระบบได้ทันที องค์กรของท่านจึงเสมือนได้รับ ระบบการสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพ และได้รับ Best Practice จากประสบการณ์ที่ OfficeMate ได้สร้างระบบการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานให้กับองค์กรชั้นนำต่างๆ

9. OfficeMate e-Procurement ทำงานยังไง ?

ตอบ : แบ่งคนใช้งานเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ผู้ขอซื้อ (Requester) ทำหน้าที่เสนอขอซื้อสินค้า โดยออกเป็นใบขอซื้อ (Purchase Requisition)
2. ผู้อนุมัติ (Approver) ทำหน้าที่พิจารณาอนุมัติการเสนอขอซื้อสินค้าจากผู้ขอซื้อ
3. เจ้าหน้าที่จัดซื้อกลาง (Admin) ทำหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับแคตตาล็อค, โครงสร้างการจัดซื้อขององค์กรและผู้ใช้ระบบ

ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Procurement

1. Requester เข้าไปเลือกสินค้าที่ต้องการ และสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisition)
2. Approver เข้าระบบ เพื่อทำการอนุมัติใบขอซื้อ (Purchase Order)
3. บริษัท ซีโอแอล จำกัด (มหาชน) ดำเนินการจัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ
4. ต้องการให้ระบบการจัดซื้ออุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานมีความโปร่งใส
5. องค์กรของท่านต้องสามารถใช้งาน Internet ได้ (ie Version 6 ขึ้นไป)

10. ระบบ e-Procurement มี menu การใช้งานเป็นภาษาอังกฤษมั้ยคะ ?

ตอบ : ระบบ e-Procurement มี 2 ภาษาให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งานได้ตามความสะดวก คือ ภาษาไทย กับ ภาษาอังกฤษ ซึ่งถ้า User เลือกที่จะใช้งานเมนูภาษาอังกฤษ ไม่ว่าจะเป็นเมนู หรือรายละเอียดของสินค้าในระบบ e-Procurement ก็จะแสดงเป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด รวมไปถึง e-mail ที่จะส่งไปให้ผู้อนุมัติรับทราบ นั้นก็สามารถกำหนดให้หน้า e-mail เป็น ภาษาอังกฤษได้เช่นเดียวกัน โดยสามารถไปตั้งค่าเลือกภาษาที่จะใช้งานได้ในเมนู Setting

11. ถ้าใช้ระบบ e-Procurement ในการสั่งซื้อสินค้านั้น การบริการจัดส่งสินค้าให้ฟรีนั้น จะต้องมียอดสั่งซื้อขั้นต่ำหรือไม่ค่ะ และถ้าบริษัทอยู่ต่างจังหวัด สามารถจัดส่งสินค้าให้ได้หรือเปล่าค่ะ?

ตอบ : สำหรับในเขตกรุงเทพ และปริมณฑล ( สมุทรปราการ นนทบุรี ปทุมธานี และพื้นที่บางส่วนของจังหวัด ชลบุรี ระยอง สมุทรสาคร นครปฐม ฉะเชิงเทรา ปราจีนบุรี นครนายก สระบุรี และอยุธยา) หากท่านมียอดการสั่งซื้อสินค้า 499 บาทขึ้นไป บริษัทฯ บริการจัดส่งสินค้าให้ฟรีภายในวันทำการถัดไป แต่หากท่านมียอดสั่งซื้อต่ำกว่า 499 บาท บริษัทฯ ขอสงวนสิทธิคิดค่าบริการจัดส่งเพียง 50 บาท ต่อ จุดจัดส่ง ทั่วประเทศค่ะ โดยหากท่านเป็นลูกค้าต่างจังหวัด ท่านจะสามารถได้รับสินค้าภายใน 3 วันทำการ สำหรับสินค้าบางรายการที่มีขนาดใหญ่หรือน้ำหนักมากอาจมีค่าจัดส่งเพิ่มเป็นพิเศษตามที่ระบุเอาไว้ในรายละเอียดของสินค้านั้นๆค่ะ

12. หากสั่งซื้อผ่านระบบ OfficeMate e-Procurement มีบริการรับเปลี่ยนคืนสินค้าหรือมีบริการหลังการขายให้หรือไม่ค่ะ ?

ตอบ : ออฟฟิศเมทเรายินดีรับเปลี่ยนคืนสินค้าภายใน 30 วัน (ยกเว้นสินค้าสั่งซื้อพิเศษ หรือสั่งผลิต) สามารถแจ้งความประสงค์ที่ต้องการเปลี่ยนสินค้าได้ในเมนู 'Contact us' จะมีเจ้าหน้าที่ติดต่อกลับเพื่อรับเรื่องในการดำเนินการเปลี่ยนสินค้า โดยสินค้าที่ส่งคืนจะต้องอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ภายในหีบห่อบรรจุเดิมพร้อมเอกสารใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ซึ่งออฟฟิศเมทจะรีบดำเนินการรับคืนหรือเปลี่ยนสินค้าให้ท่านภายใน 5 วันทำการค่ะ สำหรับสินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่องใช้สำนักงาน หรือ สินค้า IT โดยทั่วไปรับประกันการใช้งาน 1 ปี หรือระยะเวลาตามผู้ผลิตกำหนดในใบรับประกัน กรณีที่สินค้ามีปัญหาจากการผลิต ออฟฟิศเมท จะดำเนินการเปลี่ยนหรือแก้ไขปัญหาให้ตามนโยบายของผู้ผลิต

13. อยากทราบสิทธิพิเศษที่ดิฉันจะได้รับเมื่อสั่งซื้อผ่านระบบ OfficeMate e-Procurement ?

ตอบ : นอกเหนือจากที่จะทำให้คุณลดต้นทุนในเรื่องการสั่งซื้อ สินค้าที่มีคุณภาพ และบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยมแล้ว คุณยังได้รับสิทธิพิเศษในการเป็นสมาชิกของโครงการ Officemate Member Rewards 2 เท่า โดยสั่งซื้อทุกๆ 100 บาท จะได้รับ 10 คะแนนไว้สะสม เพื่อนำมาแลกของรางวัลที่มีให้เลือกอย่างมากมายใน www.redeemcenter.com/ofm ค่ะ
หรือ สิทธิพิเศษจากบัตร The 1 card สามารถสะสมคะแนน 2 เท่า โดยสั่งซื้อทุกๆ 100 บาท จะได้รับ 4 คะแนนไว้สะสม ซึ่งทุก 800 คะแนน สามารถแลกเป็นส่วนลด ได้ที่ร้านออฟฟิศเมททุกสาขาทั่วประเทศหรือนำไปแลกส่วนลดพิเศษจากร้านค้าพันธมิตรค่ะ

1. หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งาน OfficeMate e-Procurement จะติดต่อกับใครได้

ตอบ : หากต้องการสอบถามข้อมูลสินค้า หรือการใช้งานระบบ ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ OfficeMate หรือเจ้าหน้าที่ให้ บริการข้อมูลของ ออฟฟิศเมท ตามรายละเอียดในหน้าจอหลัก ในส่วนของ Contact Information

2. ขั้นตอนการทำใบสั่งซื้อเป็นอย่างไร ?

ตอบ : ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ e-Procurement แล้วก็ทำการเลือกสินค้าที่ต้องการโดยเลือกจากหมวดสินค้า ประเภทต่าง ๆ ด้านซ้ายมือ ใส่จำนวนที่ต้องการในช่องจำนวนของสินค้าที่เลือก เมื่อทำการเลือกสินค้าเรียบร้อยแล้วคลิก จัดทำใบสั่งซื้อ ระบบจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลการสั่งหรือไม่ หลังจากนั้นระบบจะขึ้นข้อความยืนยันการทำใบสั่งซื้อ แล้วรอผลพิจารณาจากผู้อนุมัติ สามารถศึกษาวิธีการใช้งานเพิ่มเติมได้อย่างละเอียดจากเอกสารประกอบการใช้งานหรือดาวน์โหลดที่ 'Instruction'

3. ผู้อนุมัติสามารถทำการอนุมัติได้จากช่องทางไหนบ้าง?

ตอบ : จาก e-Mail แจ้งการขอซื้อที่ระบบจัดส่งให้ โดยคลิ๊ก Link ที่คำว่า "คลิ๊กที่นี่เพื่อพิจารณาใบขอซื้อ" 3.2 ผ่านหน้า web site e-Procurement ของท่าน โดยใช้ User name คือ e-Mail Address ของผู้อนุมัติเอง และใช้ Password เดียวกับที่ใช้อนุมัติผ่าน e-Mail การอนุมัติ จะต้องกรอก Password ก่อนคลิกพิจารณาใบขอซื้อ หลังจากนั้น ระบบจะขึ้นข้อความยืนยันให้ทราบ และจะมี e-Mail แจ้งกลับไปให้ผู้ขอซื้อทราบด้วยว่าได้รับการอนุมัติใบขอซื้อนั้นแล้ว การอนุมัติ จะต้องกรอก Password ก่อนคลิกพิจารณาใบขอซื้อ หลังจากนั้น ระบบจะขึ้นข้อความยืนยันให้ทราบ และจะมี e-Mail แจ้งกลับไปให้ผู้ขอซื้อทราบด้วยว่าได้รับการอนุมัติใบขอซื้อนั้นแล้ว

4. จะทราบได้ยังไงว่าใบขอซื้อมีการอนุมัติแล้ว

ตอบ : หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว ระบบจะส่ง e-Mail แจ้งให้ผู้ที่ทำใบขอซื้อทราบ หรือผู้ขอซื้อ สามารถตรวจสอบได้ โดยเข้าเมนูดูรายงาน แล้วคลิ๊ก Track My Order หากสถานะ ใบสั่งซื้อ เป็น APP (Approved) หมายถึงใบสั่งซื้อนั้น มีการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

5. ต้องการสินค้าที่ไม่มีอยู่ในระบบ e-Procurement จะต้องทำอย่างไง?

ตอบ : เนื่องจากสินค้าที่มีอยู่ใน e-Catalog ของท่านเป็นสินค้าที่ถูกเลือกสรร โดยฝ่ายจัดซื้อกลางขององค์กรท่าน หากท่านต้องการสั่งซื้อสินค้า ที่ไม่มีอยู่ใน e-Catalog ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อกลาง โดยทำการ Request ที่เมนู "Special Request" และใส่รหัสสินค้าที่ต้องการ (สามารถดูรหัสและรายละเอียดของสินค้าได้จาก (www.officemate.co.th) หลังจากนั้นคลิก submit request ระบบจะแสดงรายการสินค้าที่ท่าน Request คลิก "confirm" เพื่อส่งให้จัดซื้อกลางทราบ หากจัดซื้อกลางของท่านเห็นชอบให้ใช้ได้ เจ้าหน้าที่จัดซื้อกลางจะเป็นผู้ดำเนินการเพิ่มรหัสสินค้านั้นให้ หมายเหตุ : การใช้เมนู "ต้องการสินค้าพิเศษ" ไม่ใช่การสั่งซื้อสินค้า เป็นเพียงการทำ Request ให้ผู้มีอำนาจทราบว่าต้องการสินค้านอกเหนือจากที่กำหนดไว้ใน e-Catalog เท่านั้น

6. มีการอนุมัติใบสั่งซื้อไปแล้วทำไมยังไม่ได้รับสินค้า

ตอบ : ผู้ขอซื้อ สามารถตรวจสอบได้ว่าใบขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้วหรือไม่ โดยเช็คจาก เมนู "Report" คลิก "Pending Order" จะพบเลขที่ใบขอซื้อ ดูในช่องสถานะว่าเป็นสถานะ APP (Approved) แล้วหรือไม่ ถ้าเป็น WFA. (Waiting For Approve ) ผู้ขอซื้อ ต้องแจ้งให้ผู้อนุมัติ ดำเนินการอนุมัติ Order นั้นก่อน หากพบว่าใบขอซื้อ นั้นมีสถานะเป็น APP. และถึงกำหนดส่งสินค้า ที่ได้ทำการตกลงกับออฟฟิศเมท แต่ยังไม่ได้รับสินค้าสามารถติดต่อ OfficeMate Call Center 1281 เพื่อสอบถามข้อมูลการจัดส่งสินค้า

7. ต้องการดูประวัติการสั่งซื้อย้อนหลังเพื่อวิเคราะห์การสั่งซื้อ ต้องทำอย่างไร

ตอบ : ท่านสามารถดูได้โดยเข้า เมนู "Report" แล้วคลิก "My Historical Order" หน้าจอจะแสดง ใบขอซื้อทั้งหมด พร้อมวันที่ ที่ท่านสร้าง และสถานะใบขอซื้อทั้งหมดว่าอยู่ในขั้นตอนใด รวมถึงยอดรวมการขอซื้อทั้งหมด

8. My Catalog คืออะไร แตกต่างจาก e-Catalog อย่างไร

ตอบ : My Catalog จะเป็นอีก 1 เมนูที่จะช่วยให้ผู้ขอซื้อทำงานได้ง่ายขึ้น ผู้ขอซื้อสามารถเลือกเก็บรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้ออยู่เป็นประจำได้ โดยไม่จำเป็นต้องไปเลือกใหม่จาก e-Catalog ในทุกๆครั้งที่ต้องการซื้อสินค้านั้น ซึ่งผู้ขอซื้อสามารถสร้างรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้ออยู่เป็นประจำได้โดยการ คลิกที่ My catalog แล้ว คลิกที่ เพิ่มหรือลดรายการสินค้าที่สั่งซื้อบ่อย เพื่อเลือกสินค้าเข้าไว้ใน My Catalog

9. หากลืม Password ในการ Log in จะต้องทำอย่างไร

ตอบ : หาก User ลืม Password ของตัวเองในการ Log in เข้าสู่ระบบ e-procurement นั้น ให้คลิกที่ Forgot password ซึ่งจะอยู่ที่หน้าแรกของระบบ e-procurement หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ท่านใส่ e-Mail Address ของท่าน หลังจากนั้นระบบ จะทำการส่ง Password ไปยัง e-Mail ของท่าน

1. หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งาน OfficeMate e-Procurement จะติดต่อทางใดได้บ้าง ?

ตอบ : หากต้องการสอบถามข้อมูลสินค้า หรือการใช้งานระบบ ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ออฟฟิศเมท โดยเลือกในเมนูส่วนของ 'contact us' หรือ สอบถามได้ที่ e-Business Consultant แผนก e-Business โทร. 1281 กด 3, Fax 02-763-5555, e-Mail eprocurement@officemate.co.th

2. หากต้องการแก้ไขรายละเอียดของผู้ใช้งานในระบบ เช่น เพิ่มหรือลบ จำนวนผู้ใช้งาน หรือ Cost Center จะทำอย่างไร ?

ตอบ : ผู้ใช้งานสามารถเลือกเมนูต่างๆ เพื่อเพิ่ม แก้ไข หรือลบ ได้จากที่นี่ค่ะ

Menu Admin

3. หากต้องการดูรายงาน เพื่อการจัดการทั้งหมด จะเรียกดูได้จากตรงไหน ?

ตอบ : คลิ๊กที่เมนู Report ที่เมนูบาร์ด้านบน ซึ่งจะแสดงเมนูต่างๆ เพื่อเรียกดูรายงานที่คุณต้องการค่ะ

Report

4. เจ้าหน้าที่จัดซื้อกลาง หรือ ผู้ที่มีสถานะเป็น Admin ของระบบ สามารถ สั่งซื้อสินค้าได้เองหรือไม่ ?

ตอบ : สามารถสั่งซื้อได้ เมื่อมีการกำหนดให้จัดซื้อกลาง ให้มีสถานะเป็นทั้ง admin และ requester หรือจะกำหนดให้เป็น approver ในบุคคลเดียวกันด้วยก็ได้ แต่จะต้องมีการกำหนดตั้งแต่แรก มิฉะนั้น จัดซื้อกลางก็จะทำการสั่งซื้อไม่ได้ เนื่องจากระบบมีการแบ่งแยกหน้าที่การทำงานอย่างชัดเจนว่า ผู้มีที่มีสถานะเป็น Requester เท่านั้น จึงจะมีในการหน้าที่สั่งซื้อสินค้า ส่วนผู้ที่มีสถานะเป็น Approver ก็จะมีหน้าที่เป็นผู้อนุมัติเท่านั้น และผู้ที่มีสถานะเป็น Admin ระบบ ก็จะมีหน้าที่เป็นผู้ดูแลความเรียบร้อยของระบบเช่นเดียวกัน

5. e-Mail Address ที่ใช้งานเป็น User Log In ต้องมีลักษณะอย่างไร ?

ตอบ :
- ควรจะเป็น e-Mail Address ที่ออกให้โดยองค์กรของท่านที่ใช้อยู่
- มีจำนวนของตัวอักษร (รวมเครื่องหมาย @ . _หรืออื่นๆ) ไม่เกิน 20 ตัวอักษร
- หนึ่ง e-Mail Address สามารถใช้ได้สำหรับ User ID เท่านั้น