ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและอินเตอร์เน็ต ทำให้พฤติกรรมของผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงไปมาก เห็นได้ชัดจากพฤติกรรมการซื้อสินค้าที่มีการเปลี่ยนจากการซื้อผ่านร้านค้าออฟไลน์ไปซื้อผ่านออนไลน์เป็นจำนวนมาก ซึ่งอิทธิพลของเทคโนโลยีและอินเตอร์เน็ตไม่เพียงแต่ส่งผลต่อผู้บริโภคที่เป็นบุคคลธรรมเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อหัวใจสำคัญของธุรกิจอย่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐและเอกชนอีกด้วย ปัจจุบันระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ วันนี้ออฟฟิศเมทจึงอยากจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement กันค่ะ มาดูกันดีกว่าว่า ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement นั้น ดียังไง? ทำไมหลายๆองค์กรถึงเลือกใช้? และ ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (E-Procurement) 4 แบบ ที่จัดซื้อต้องรู้จักนั้นมีอะไรบ้าง?
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement คือ ระบบจัดซื้อจัดจ้างที่มีการทำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพ
สะดวกรวดเร็ว และมีความถูกต้องของข้อมูลมากยิ่งขึ้น โดยขั้นตอนต่างๆที่เกิดขึ้นจากระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์มีดังนี้
1) การคัดเลือกผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
2) ติดต่อขอใบเสนอราคา
3) ขออนุมัติในการสั่งซื้อ
4) ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
5) ระบุจำนวนและกำหนดระยะเวลาส่งมอบ
6) จัดส่งสินค้า
7) ออกใบเรียกเก็บเงิน
8) ชำระค่าสินค้าและบริการ
1) ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement ช่วยให้เกิดความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง
ลดปัญหาการทุจริตคอรัปชั่น เพราะระบบ E-Procurement นั้นจะทำการเก็บข้อมูลการปฏิบัติงานไว้ทุกขั้นตอน
มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ตรวจสอบได้
2) ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement ช่วยให้การใช้งบประมาณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
เมื่อระบบมีการเก็บข้อมูลไว้ทุกขั้นตอน การตรวจสอบก็ทำได้ง่ายและเร็วขึ้น ทำให้ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อสินค้านั้นจะต้องพิจารณาเลือกสินค้าที่คุ้มค่ามากที่สุด
และตรงตามความต้องการจริงๆ
3) ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement ช่วยลดเวลาการทำงาน สามารถดำเนินการผ่านระบบและกลับไปทำงานอื่นได้โดยไม่ต้องเสียเวลาทำเรื่องเอกสารใดๆ
4) ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement ลดการใช้กระดาษและลดการตัดต้นไม้
ถือเป็นการช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมไปในตัว เป็นการส่งเสริมภาพลักษ์องกรให้แข็งแกร่งมากยิ่งขึ้น
ปัจจุบัน ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์หรือ E-Procurement มีด้วยกันหลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละแบบก็มีลักษณะการทำงานและข้อดีที่แตกต่างกัน
เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่มีการรวบรวมข้อมูลและสินค้าจากหลายบริษัท โดยที่ผู้ซื้อสามารถทำการค้นหาสินค้าจากระบบที่ได้รวบรวมข้อมูลไว้ได้
เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ผู้ซื้อและผู้ขายมีการเชื่อมต่อกัน มีข้อดีคือช่วยลดระยะเวลาในการเตรียมเอกสารและการขึ้นบัญชีผู้ค้า สามารถเช็คเครดิตในระบบได้ ทำให้การเช็คเครดิตสมารถทำได้ง่ายและเร็วขึ้น การตรวจสอบที่อยู่ที่จะทำการจัดส่งและกระบวนการอื่นๆสามารถทำได้ง่ายและเร็วขึ้นเช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ข้อมูลต่างๆกับทางผู้ขายผ่านทางเว็บไซต์ได้อีกด้วย
เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่รวบรวมผู้ซื้อ ผู้ขาย และคนกลางเอาไว้บน E-Marketplace ที่องค์กรเป็นผู้พัฒนาขึ้น มีข้อดีคือระบบนี้จะช่วยให้เกิดการแข่งขันของผู้ขาย และ ช่วยให้ผู้ขายมีโอกาสได้พบกับผู้ซื้อกลุ่มใหญ่ในตลาด
เป็นระบบจัดซื้อที่องกรและผู้ขายทำการเชื่องต่อระบบการจัดซื้อจัดจ้างขององกรเข้ากับระบบของผู้ขาย โครงข่ายคู่ค้าภายนอก หรือ Partner Extranet เมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดความต้องการซื้อสินค้า ระบบจะสามารถทำงานตามขั้นตอนของการจัดซื้อได้โดยอัตโนมัติ
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์แต่ละแบบมีรายละเอียดและจุดเด่นที่แตกต่างกัน มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน การจะเลือกใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ ต้องพิจาณาถึงทรัพยากรณ์และขีดความสามารถขององกรรวมถึงขีดความสามารถของคู่ค้าเราอีกด้วย
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ หรือ E-Procurement มีประโยชน์ต่อองกรทั้งทางตรงและทางอ้อม นอกจากจะช่วยควบคุมขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างให้เป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทภาพมากยิ่งขึ้นแล้ว ยังสามารถติดตามขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ทุกเวลา และช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความถูกต้องมากกว่าในอดีต
ออฟฟิศเมท E-Procurement ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์สำหรับองกร พร้อมแล้วที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดซื้อจัดจ้างให้กับองกรของคุณ ด้วยฟังก์ชั่นควบคุมรายการสินค้าที่สามารถสั่งซื้อได้ มีระบบอนุมัติการสั่งซื้อออนไลน์ พร้อมระบบควบคุมวงเงิน แสดงรายงานการสั่งซื้อที่ทันสมัย หลากหลายองค์กรชั้นนำของประเทศไว้วางใจเลือกใช้บริการสามารถติดต่อทดลองใช้ฟรีที่ OfficeMate e-Procurement ระบบจัดซื้อออนไลน์ที่เข้าใจระบบจัดซื้อขององค์กรคุณ!
